どうも。
４０代になっても未だ役職がつかない４０代平社員です。
さて、今回は「シングルタスク」についてお話します。
「シングルタスク」とは仕事または業務を一つずつ行う方法です。複数の仕事を担当していても、一つ終わったら次の仕事へ、一つ終わったら次の仕事へというように一つずつ処理していく方法です。
それに対して「マルチタスク」とは複数の仕事を同時並行して行う方法です。簡単に言うと、デスクの上に複数の仕事の書類を広げて同時に行っていくなよう方法です。
一般的にほとんどの人は「マルチタスク」で仕事を行っています。一種類の業務内容しか担当していない人はまずいないでしょう。
スピード重視なら「シングルタスク」
仕事に関して「マルチタスク」よりも「シングルタスク」の方が効率的な理由を３点挙げます。
私は小さいころから落ち着きない方でした。そうした性格の影響もあってか、新人の頃から同時並行で仕事を行っていくことが多かったです。
「自分はいまこの仕事とこの仕事とこの仕事を担当していて忙しいなあ！」と一人で快感を覚えていました。（これが良くなかった）
毎日残業が当たり前。国民の祝日があると仕事できる日数が減ってしまうじゃないか！と真剣に思い込むような部署にいました。
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そんなとき、子どもが生まれて急に家事育児が忙しくなりました。残業ばかりしている場合じゃない！と正反対の考えに変わりました。
目にした「シングルタスク」についての記事をたまたま読み、書いてある通りに「シングルタスク」を実践してみました。
すると効果は明白。同じ業務量にも関わらず、終了までの処理時間が明らかに減ったのです。
そのときの私自身の経験から「シングルタスク」がどうして効率的なのか、メリットを紹介します。
１ 仕事の処理スピードが約２倍になる。
あれもこれもという「マルチタスク」と違い、「シングルタスク」は一点集中です。他の業務には目もくれず一つの業務に集中します。
そのため他の業務を思い出す、気にするといった頭の切り替えが必要なく、目の前の業務をスピーディーにどんどん進めることができます。
「約２倍」と示したのは私個人の実感ですが、それぐらい仕事の進度が変わってきます。
５か所の関係先に電話をかける必要があるならば、思いついたらかけるのではなく、一気呵成に５か所に電話してしまう。
３か所に営業に行く必要があるならば、１日に１か所ずつ行くのではなく、丸１日全てを費やしてでも一気に３か所回ってしまう。
どうせ行う必要があるなら一気にやってしまった方が結果として時間がかかりません。
思考を切り替えていくと頭が疲労しますし、切り替えには自分で気づかない時間のロスが発生しています。 これが積み重なると大きなロスとなります。
「シングルタスク」を行うと一つの業務に集中するため、他の業務を完全に後回しすることになります。正直不安です。
他の業務が気になって仕方ないと思うかもしれません。しかし一度試してみてください。嘘だと思って確かめてみてください。
試してみると仕事の処理スピードが高速化しているのに気づくと思います。そして結果的に後回しにした他の業務にも早く手を付けられ、処理速度が約２倍（私の実感）となります。
２ 頭の中が整理される
仕事を一つずつ確実に処理していくと頭の中が整理されます。
ちょっと分かりにくいかもしれませんが、例えばあなたがA・B・C・D・Eの５種類の仕事を担当しているとします。
「あ、今日は午前中にBの契約書を作成しないと間に合わない！ Eも早めに関係先に電話して進捗具合を確認しておかないと。Aはまだ進めなくていいかもしれないけど、Cは・・・」
こうなると頭の中だけではなかなか整理がつきません。進行管理が複雑です。
そのため、今日の午前中は契約業務だけ行うことにする。今日の午後はBの業務だけを進める。というように割り切って仕事を進めることが大切です。
そうすれば他の業務がふと気になって手が止まる、気になることで集中できなくなる、集中できなくなることで仕事のスピードが遅くなる、ということが減ります。
一般に会社員がビジネス手帳を使用しているのは見える化によって頭の中を整理するためです。
人の記憶力はたいして優秀ではありません。たいして記憶できないため、ビジネス手帳のような外部媒体を使用して補っているのです。
３ ストレスが軽減される
上記の２で挙げたように頭の中が整理されることでストレスが軽減されます。あれもやりつつこれもやりという状態では頭の疲労が大きいからです。
実際に行ってみると分かると思いますが、頭の疲労度が全然異なります。
こんな記事も書いています。
▼仕事の優先順位にこだわり過ぎると、かえって処理速度が低下します。その場ですぐ処理できるものはササっと処理してしまう方が後で気にする必要もなくなるので効率的です。
▼スーツの色が５種類もあったら、毎朝どのスーツを着ていこうかと悩む時間が発生し時間の無駄です。
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