仕事の「優先順位」の付け方。短時間で処理できるものを最優先

どうも。

四十代の平社員です。

私はかつて、毎日９時過ぎまで残業が当たり前の部門にいました。有休取得は通院時のみで、土曜日も出社しないと仕事が間に合わないような状態でした。しかも精神的にキツイ業務。

私は以前、こんな状態で二年半ほど勤務しました。帰宅しても仕事のことを思い出し、夢の中で何度も仕事をこなしていました。

祝日があると精神的に疲れる

年間を通じてその状態が続くため、やがて国民の祝日が来る度に嫌な気分になりました。休むと仕事が遅れるからです。

「ゴールデンウィークなんか無くなればいいのに」と本気で思い、真ん中の一日を除いてずっと出社しました。

今日は月曜日、今日は土曜日といった感覚が次第に無くなっていき、仕事を進めるためには職場にいる時間を伸ばすことが重要だと考えるようになりました。

職場のそばに住んでいる同僚を羨ましく思い、減少した睡眠時間を通勤時間で補うためにひたすら眠るようになりました。

もうここまで来ると異常ですね。でも当時はそれが普通だと思っていました。周囲の同僚も同じように仕事をしていましたし、疑問に感じることがなかったのです。

アイデアが浮かぶタイミング

そういえば面白いもので、当時、一人湯船に浸かっていると、突然仕事のアイデアが浮かぶことが多々ありました。

リラックスしたことにより無意識のうちに頭が整理される、ということがあるのでしょうか。アイデアが浮かんだのは一度だけではなかったので不思議な体験でした。

さて、その後、私は徐々に仕事の効率化を図っていき、自分の想像以上に仕事が上手く回り始めました。

さすがに残業０は無理でしたが、「週に二日は残業２時間以内」を目標とし、最後は実際にできるようになりました。土曜出勤もほぼ完全になくなりました。

仕事の「優先順位」は短時間で処理できるものから

今回は、当時私が行った効率化の1つを紹介します。

一般的には「仕事は重要なものからこなす」とされています。しかしこのやり方が必ずしも正解ではありません。

「短期間ですぐに出来るものからこなす」という方法もあります。初めてその方法を知ったときはそんな訳はないだろうと思っていました。

受け持つ業務をどこからこなしても業務の総量は同じです。処理の順番が変わろうが最終的な処理時間は同じだろうと思っていました。

私は前述のように残業時間が膨大でしたので、藁にもすがる思いでその方法を試してみました。

例えば、私の抱えている仕事が５つあり、全て終えるのに10時間かかるとします。

ただし、そのうち１つは終えるのに９時間かかり、残りの４つは全て終えるのに１時間かかります。その場合、９時間かかる仕事は後回しにし、最初の１時間で４つを終えてしまう、というものです。

どの仕事から手をつけようが、終えるまでに必要な時間は10時間で変わりはありません。しかし、１時間経過した時点で、残った業務の「数」は１か４かの違いが出てきます。「残った業務の数は１つかあ」と意識した場合、何だか気持ちが楽にならないでしょうか。例えそれが９時間かかる業務だとしても、精神的な負担が減少しているはずです。

４つ残っている場合は、まだあの仕事とあの仕事が残っているなあと、頭の中で無意識のうちに他の仕事も反芻しています。気付かないうちに精神的な負担を感じ、仕事も非効率になっている、と私は思うのです。

私の場合、この例で言うと、１つの仕事に意識が集中できたことで、結果的に全10時間の仕事を8.5時間で終わらせられるぐらい時間短縮できました。

仕事の途中で、他の未着手の仕事も気になって手を止めてしまう、ということが少なくなりました。

これはあくまでも重要度を無視したやり方であるため、全ての人におススメできるものではないかもしれません。

しかし大量の事務作業を抱えて精神的負担を感じているときには、「短時間でできるものからこなす」という方法もあることを思い出していただけると幸いです。

書類の山だけではなく、頭の中も整理整頓できます。ぜひ試してみてください。

そして空いた時間で家族サービスや自己啓発が少しでもできるといいですね。

残業時の思い出：

１．10時になるとフロアーに誰もいないことが多く、シャイな私が一人で踊ってみた

２．エアコンは強制的に止められてしまうため一度熱中症で倒れた

３．地下室の天井に張り付いていたアブラゼミを捕まえた（どこから？）

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