業務を削減せず人員削減すると悲惨な結果に至る

絶対にやってはいけないこととして、業務削減せずにその担当の人員を削減することが挙げられます。

当たり前過ぎて言うのもなんですが、それにより一人当たりの業務は増加します。残業増加　→　仕事の完成度低下　→　有給休暇の取得率低下　→　人が倒れる、という負のスパイラルが待っています。

あまりにも分かりやすい結果に至るにも関わらず、とある竹の花が今年咲くよりも百倍ぐらいの確率でそれは起こります。

効率化できる業務とできない業務

以前は駅の改札で駅員が一人一人の切符を目視で確認し切符にハサミを入れていた時代がありました。多くの乗降客が利用する駅なら何人もの駅員が改札に立っていたわけです。しかし自動改札機の導入後、人が行っていたその仕事は全て機械が行うようになりました。人よりも速く処理でき、なおかつ正確でした。このように劇的な効果が見込めるならどんどん機械化すべきです。

一方、介護施設で食事を食べさせるという仕事は、すぐに機械に取って替えられる物ではありません。一人一人の様子を確認し、食事のペースに合わせてスプーンを運ばなくてはなりません。いつかはそれらの業務も機械化されるのかも知れませんが、喉が詰まったときや吐いたときの緊急の対応が必要と考えると、まだ当分先のことではないでしょうか。

業務効率化できない場合、人員削減への対応策は二つ

さて、人員減への対応策は二つ。一人当たりの業務量を増やすか、業務を削減するかしかありません。業務量を増やすのは論外として、自分だけでも常日頃からひたすら業務効率化を追究しておきましょう。さらにトラブルが発生したときはここがチャンスとばかりに一気呵成で業務削減まで持っていくのが良いでしょう。

そのためには密かに業務削減（改善）の手段を温めておいてください。決して表に出してはいけません。トラブルが何も起きていないときに改善案を提案すると、「何だこいつ、問題が起きてないなら変える必要がないだろ、余計なことをするな」と上司からの信頼度が下がる可能性があります。

特に上司が前例踏襲型の場合は平常時は全く業務改善が進まないため、外部のクレーム（質の低下や遅延など）などを利用すべきです。そのときは決してクレームを自分（平社員）のレベルで止めてはいけません。止めてしまうと何かあったときには責任を全て自分が負うことになりますし、業務改善に繋がりません。あくまでも上司にまで火の粉が降りかかることを意識させなくてはなりません。とのときこそ上司もあなたも目的は一致し、どんな業務改善提案でも話を聞いてくれるでしょう。そして信頼度も上がるでしょう。

結論：業務過多を改善するにはクレームを利用し、削減まで繋げるチャンスをひたすら待ちましょう。