整理整頓をすれば仕事を効率化でき、脳にもストレスがかからなくなる

職場の一部が荷物で溢れていませんか？

部屋が狭いとか、紙の資料が多かったりすると仕方ないのかもしれませんが、決して良いものではありません。

しまっておいた書類を探すとき、そのような状態だと時間が余計にかかってしまいます。

また、キャビネットには隙間なくぎっしりとフラットファイルが詰め込まれていませんか？

そのような状態だとファイルを取り出すだけで一苦労です。

再びそこにしまい込むのにも苦労します。

また、あれをこうしてああしてと理路整然と進められたはずの仕事が、「あの書類はどこだっけ？」と探し始めた途端に集中力が一度途切れてしまい、

「仕事を進める」→「書類を探す」という方向に頭の中がシフトしてしまいます。

机の上や引き出しの中、キャビネット等が書類で溢れていたり、または乱雑な状態だと、求めている資料を探すのに時間を費やしてしまいます。

仮に１日２分捜し物で余計に掛かった場合、１カ月で約44分、年間では約９時間となり、１日分以上有給取得できることになります。

常に整理整頓を心掛けたいものです。

もう一つの重要な効果として、書類を整理することで頭の中も同時に整理することが出来ます。

シングルタスク、マルチタスクという言葉を聞いたことがあると思いますが、複数のタスクを同時に進めていくと、やり残している方の仕事が気になってストレスを受けることになります。

整理整頓をすれば仕事を効率化でき、脳にもストレスがかからなくなる

仕事上、手帳を使っている人は多いでしょう。

手帳というのは単に予定を忘れないようにするだけの物ではなく、情報を手帳に落とし込む（保管する）ことによって、脳の中に貯めておかなくてはいけない情報量を減らすことに繋がり、結果としてストレスを下げることにも繋がります。

スキマ時間ごとに手帳を確認すれば、自分がやらなければいけない仕事が一目で分かります。

１カ月後の会議に向けて徐々に資料を作らなくてはいけない、ということも手帳に書き込んであれば忘れることはありません。

私は以前に大量の情報を扱う部署にいましたが、いかに手帳や一つのエクセルファイルに大量の情報を落とせるかと苦心していました。

例えば、机の上にブックスタンドを配置し、業務ごとにファイル化された資料があるとします。

インデックスも都度貼っているので、必要な資料探しは即終わります。

手帳も駆使しており、常にやるべきことが明確化しています。

一方、業務ごとにファイル化されておらず、インデックスも貼っていない。

資料の配置も机の上やキャビネット内だったりとバラバラ。

手帳も使用していないのでいつも行き当たりばったりの仕事ぶりだったらどうでしょう。

仕事の進度は1.5倍は違ってくるでしょう。

しかも完成度も低くなるはずです。

こんな記事も書きました。

【泣】自分が業務効率化する度に仕事が追加されるエンドレスな仕組みに気付いてしまった。

効率化：付箋紙を「強粘着」型に変えてみると、壁やドアに貼り付けても落ちませんでした

時短：ハンカチのアイロン掛けが面倒なので「タオルハンカチ」に変えてみました