私の部署では現場で働く人を100人弱採用しています。
その現場からは日々様々な意見や提案が上がってきます。
ところがどういう訳か、現場からの意見等について、上司は権限のある管理職にあまり報告をしていませんでした。
通常：現場 → 私 → 上司（権限なし） → 管理職（権限あり）
実際：現場 → 私 → 上司（権限なし）
現場からの意見等については実現性という観点からいうと難しいものが多かったのは事実です。
しかし報告しなければ、意見等はそもそも上がってこなかったものとされます。
責任は全て管理職以下の社員が負うことになります。
私は異動してきた直後だったので詳細は分かりませんが、推測では、管理職に報告しても「そんなの無理だよ」と言われることが多かったため、そのような習慣になっていたのかも知れません。
しかし管理職まで報告されていないため、現場からはどういう理由で自分たちの意見等が実現しないのか不明のままであり、しかも管理職まで話が伝わっていないことなど知る由もなく、結果、現場は管理職も含めた私たち全員に不満を持っていました。
現場からの意見や提案は上まで報告すること
そこで私は現場からの意見等が上がってき次第、一つ一つデータ化することにしました。
現場からの意見は電話や紙ベースで上がってくるため、データ化には相当な時間が掛かり、私は土日返上で仕上げました。
しかしそれによって現場が求めているものがすぐに一覧できるようになりました。複数の現場から同じ意見が上がってきているケースもありました。
回答可能な内容はデータに追記しました。
そして共有フォルダ上で公開することにしました。こういう意見が上がってきているのだということを既成事実化したのです。
続いて私はデータ化したものを管理職まで報告する形を取りました。
管理職から意見等が戻ってこないものは空欄のままにし、その管理職や一部の現場の人も参加する全体会議で配付するように定例化しました。
そのような形にすることで、管理職まで内容が伝わっていること、つまり誰が責任を負っているのか明確化しました。
それ以降、管理職は以前よりも現場からの意見等に対して判断するようになり、現場も私たちに不満を持つことは少なくなりました。どのような理由で誰が判断して意見等が通らなかったのか明確になったからです。
「風通しが良くなった」と現場の社員から面と向かって言われたときは、土日を返上してまでやって良かったと冥利につきました。
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▼マニュアルは新人でも分かるレベルで作成し、業務効率化を図りました。
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