【仕組み】記憶力だけに頼るのは限界があるため、見える化によって効率的に仕事を進めていく。

単純な記憶能力の勝負で、コンピュータに勝てる人はいません。

ゼロです。絶対に勝てません。

そのため、コンピュータの記憶能力を人が有効に活用することが重要です。

仕事は記憶力だけに頼らない方がいいと考える理由

記憶力に優れた同僚

記憶力に優れた同僚がいました。

これまで仕事で関係した相手の名前などをよく覚えているのです。

「あの件は誰だったっけ」と上司に聞かれると、「あの件は・・・○○さんでした」と調べずにスラスラ答えるのです。

営業先のデータはコンピュータに入力しているので、調べれば分かります。

しかし誰かが調べる前にサッと即答していました。

凄い人がいるものだと感心しました。

仕事は同時並行に進んでいく

仕事は複数の内容を同時並行に進めることがほとんどです。

一つの仕事を完全に終了させたら次の仕事へ移り、それが終わるとまた次の仕事に移っていくような、まるで一話完結型のドラマのような仕事は少ないと思います。

とある仕事のデータ作成を他者に依頼しつつ、別の仕事を他者から依頼され、さらに契約書の準備をしつつ・・・というように同時平行で複数の仕事を進めていく、という形が多いでしょう。

記憶力だけでは限界がある

記憶力が優れていることは、何を行うにも強みとなります。

それは疑う余地はありません。

しかし記憶力だけに頼って仕事を同時並行で進めていくのは危険です。

“記憶力だけ”では的確にさばいていくことが困難な場合があります。

業務が回せなくなる

同時並行で仕事を進めていると、どうしても全体把握が困難になってきます。

・進捗状況が分からなくなる。

・期限に間に合わない仕事が出てくる。

・頼まれていた仕事を忘れてしまう。

・完成度が中途半端になる。

・仕事に追われて改善まで出来ない。

というようなことがあるでしょう。

一度どつぼにはまるとなかなか抜け出せません。

上司や他者に仕事をせかされると、そのせかされた仕事を優先して行う。

すると他の仕事が遅れます。

他の仕事についてまたせかされると、今度はその仕事を行う。

言われるがままに、その場しのぎの業務処理が延々と続きます。

それでも仕事が回せればいいですが、回せないとどうなるか。

大きな仕事のミスに繋がったり、最悪の場合は精神的に病んでしまい仕事に来れなくなったりします。

記憶力だけに頼らずに、仕事を上手く回していく方法（見える化）

私の体験談

私も一時期は月の残業時間が100時間程ありました。

▼以前に書いた記事です。残業に「慣れて」しまうことがあります。その方が精神的に楽だからでしょうが、決して良いことではありません。

仕事術：仕事の重要度に関係なく、短時間でできるものからこなす

さすがにどうにかしなければと考えました。

可能であれば一気に改善しようと思いました。

しかしそれくらい残業すると分かると思いますが、そもそも改善出来る時間すらほとんど無いのです。

１日で仕事全体の1％ぐらいを改善するのが限界でした。

それでも隙間時間を見つけてはコツコツと改善を積み重ねました。

ある程度回るようになるまで、だいぶ時間が掛かりましたが。

見える化で対処する

上記のような状態に陥らないため、または少しでもそうならないため、私が行った方法（見える化）を挙げます。

　①全ての仕事をＡ４用紙一枚に書き出す

　②手帳に事細かく記載

　③上司には定期的に（早めに）報告

上記に挙げた３つとも見える化に関するものです。

頭の中だけで、全ての仕事の進捗状況を常に把握し続けるのは無理です。

相当な能力があれば出来るのかも知れませんが、私には無理です。

ちなみに、私は以前、上記を全て行っていませんでした。

しかし仕事が回らなくなったことで、周囲の優秀な同僚の仕事ぶりを観察し始めました。

そして自分でも出来そうな内容を真似するようになりました。

それが上記３点です。

その①：全ての仕事をＡ４用紙一枚に書き出す

自分が進めている仕事を一目で把握することが重要です。

箇条書きで構いません。

全てを網羅してください。

私は箇条書きしたＡ４の用紙（ワードで作成）をさらに縮小し、手帳に貼り付けています。

１日に一回見るだけで頭の中が整理され、仕事の漏れが無くなります。

一目で見えることがポイントです。

その②：手帳に事細かく記載

仕事の流れが分かるよう手帳に記載しています。

「10時Ｃさんに連絡」ではなく、

「10時Ｃさんに契約確認のため連絡→Ｔさんに作成依頼」

というように記載しています。

詳しく書くと時間が掛かります。面倒かも知れません。

しかしここまで書くことによって、タイムスケジュールだけでなく、仕事の流れまで常に意識出来るようになります。

20秒程の手間にはなりますが、それ以上のメリットがあります。

その③：上司には定期的に（早めに）報告

①と②は自分にとっての見える化ですが、上司には定期的に仕事を報告します。

これが上司にとっての見える化になります。

メリットは以下の通りです。

・上司に早い段階で仕事のやり方、方向性を確認してもらう。

・上司に進捗状況を常に把握してもらう。

もし仕事のやり方が異なると判断されれば、早い段階で修正が入るでしょう。

仕事を七割方まで終えてしまった所で修正が入ると、大きな時間のロスになります。

仕事を始める前、三割方進んだところ、七割方進んだところで、その都度報告し、確認してもらうのが良いと思います。

上司の手間にならないか、と思ってはいけません。

むしろそのことにより、上司も部下の仕事の進捗状況を確認でき、安心するでしょう。

上司とのコミュニケーションにもなります。

また、上司が仕事の進捗状況を把握していることで、あなたが急な理由で休んだ場合にカバーしてくれる可能性が高まります。

まとめ

頭の中の記憶力だけを頼って仕事を進めず、見える化を常に意識して進めましょう。

全ての仕事をＡ４用紙一枚に書き出していることで、同僚への急な仕事の引き継ぎや、上司への報告もスムーズに行くでしょう。

おまけ　

ジップロックは見える化を強調し売上を伸ばしているそうです。

やっと気付いたようです。

https://xtrend.nikkei.com/atcl/contents/research/00002/00021/

こんな記事も書いています。

常に頭の中をすっきりさせて仕事をすればストレスは軽減される